Notaires : protéger les données sensibles et la souveraineté de vos dossiers

Pièces d'état civil sur Gmail ou Outlook ? Découvrez comment sécuriser le partage de documents notariaux en Europe et automatiser vos dossiers avec WaiNotary.

Pourquoi le transit des pièces par messagerie américaine expose l'étude

Microsoft Outlook, Gmail et Yahoo relèvent du CLOUD Act américain, exposant les pièces d'état civil, compromis et RIB au droit extraterritorial des États-Unis ainsi qu'aux risques d'interception et de fraude au RIB.

Le coût caché de la manutention par e-mail : près de 44 500 € par an

Dans une étude de 6 collaborateurs gérant 350 dossiers par an, plus de 10 000 documents sensibles transitent par mail et mobilisent 22,5 heures par semaine en tri et relances manuelles.

WaiNotary : passerelle souveraine en Europe et pilote complet de dossiers

Hébergé exclusivement en Europe et strictement conforme au RGPD, WaiNotary remplace les pièces jointes non sécurisées par un lien de dépôt chiffré, tout en automatisant le suivi des dossiers, les relances, la vérification des pièces et la génération de documents préparatoires.

Foire aux questions (FAQ)

Pourquoi est-il risqué d'utiliser Outlook ou Gmail pour échanger des documents notariaux ?

Ces messageries sont opérées par des entreprises soumises au droit américain (CLOUD Act), qui permet aux autorités américaines d'accéder aux données hébergées, même en Europe. De plus, l'envoi de pièces jointes en clair par e-mail expose les dossiers aux interceptions (notamment la fraude au RIB) et complique le respect strict du secret professionnel et du RGPD.

Mes clients doivent-ils installer un logiciel ou créer un compte compliqué pour déposer leurs pièces sur WaiNotary ?

Non. L'interface a été pensée pour une simplicité maximale : le client reçoit un lien sécurisé personnel et peut déposer ses justificatifs en quelques clics depuis son ordinateur ou son smartphone, sans installation ni création de compte complexe.

WaiNotary remplace-t-il notre logiciel de rédaction d'actes (iNot, Genoa, etc.) ?

Non, il le complète parfaitement. WaiNotary gère toute la phase amont et périphérique du dossier : collecte sécurisée des pièces en Europe, vérification intelligente, relances automatiques, suivi d'avancement et génération de documents préparatoires, alimentant proprement votre flux de rédaction d'actes.

Quels types de documents WaiNotary peut-il générer automatiquement ?

À partir des pièces déposées et vérifiées dans le dossier, WaiNotary pré-génère les courriers de suivi, les demandes de pièces complémentaires, les synthèses de dossiers pour les notaires associés, les récapitulatifs d'avancement pour les agences immobilières partenaires ainsi que les trames préparatoires d'actes.